Regulamin Rotary Cup'26

1.1 Regulamin imprezy sportowej Rotary Cup stanowi zbiór zasad i wytycznych, które mają na celu zapewnienie sprawnej organizacji wydarzenia oraz wyjaśnienie jej uczestnikom zasad przeprowadzenia imprezy.

1.2 Dla celów promocji wydarzenia sportowego używa się określenia "Rotary Cup".

1.3 Oficjalna promocja Rotary Cup będzie prowadzona poprzez stronę internetową Dystryktu 2231 www.rotary.org.pl

1.4 Udział w "Rotary Cup" będzie możliwy wyłącznie po uprzednim zapoznaniu się z treścią niniejszego Regulaminu wraz Załącznikami nr 1 i 2 oraz wyrażeniu odpowiednich zgód i złożeniu odpowiednich oświadczeń oraz akceptacji wszystkich warunków uczestnictwa w formularzu zgłoszeniowym.

2.1 Celem Rotary Cup jest organizacja wydarzenia sportowego, które umożliwi wzmacnianie kontaktów wśród społeczności rotariańskiej, polskich i zagranicznych klubów poprzez:

• a) aktywne spędzenie wolnego czasu wraz z rodzinami,
• b) popieranie i propagowanie zdrowego trybu życia oraz aktywności ruchowej,
• c) rywalizację połączoną z umiejętnością współpracy zespołowej
• d) wysiłek fizyczny połączony z dobrą zabawą,
• e) promowanie braterstwa i przyjaźni,
• f) szerzenie ducha rotariańskiej służby na rzecz potrzebujących,

2.2 Zadaniem Rotary Cup jest:

• a) wyłonienie najlepszej drużyny i najlepszych sportowców spośród reprezentacji klubów Rotary w poszczególnych dyscyplinach sportowych – zwycięska drużyna otrzymuje puchar przechodni Gubernatora Dystryktu 2231.
• b) zbiórka środków finansowych na realizację projektu charytatywnego, wybranego w danej edycji przez Organizatora.

3.1 Organizatorami Rotary Cup w kolejnych latach będą:

• a) Rotary International Dystrykt 2231
• b) Klub Rotary Dystryktu 2231 zatwierdzony przez Zarząd Dystryktu w danej edycji pucharu jako Klub Organizator.

3.2 Klub Organizator przyjmuje na swoje subkonto bankowe, dedykowane Rotary Cup opłaty startowe uczestników, dofinansowanie z funduszu Dystryktu 2231 oraz środki finansowe od sponsorów danej edycji.

3.3 Koszty związane z organizacją Rotary Cup pokrywane są z tego konta na podstawie faktur adresowanych na Stowarzyszenie Klubu Organizatora.

3.4 Zarząd Dystryktu powołuje 5 osobowy Komitet Organizacyjny, w składzie którego znajdzie się co najmniej 2 członków klubu wiodącego.

3.5 Komitet Organizacyjny jest zobowiązany do kontroli przychodów i wydatków z tego subkonta oraz do przedstawienia Zarządowi Dystryktu sprawozdania finansowego z każdej edycji Rotary Cup w terminie 3 miesięcy od zakończenia imprezy.

3.6 Patronat w każdej edycji obejmuje DG, w którego kadencji to wydarzenie ma miejsce.

4.1 Rotary Cup organizowany będzie corocznie w ostatni weekend września, przy czym w wyjątkowych okolicznościach Komitet Organizacyjny może zmienić ten termin.

4.2 Wszystkie konkurencje sportowe organizowane będą w soboty, w ośrodku sportowym przystosowanym do tego typu imprezy.

4.3 Szczegółowe informacje dotyczące lokalizacji poszczególnych konkurencji będzie można znaleźć na stronie internetowej recpi.org/rotaryCUP.

5.1 Rotary Cup to wydarzenie nastawione na dobrą zabawę, do której pretekstem jest aktywność fizyczna i rywalizacja o miano „Najlepszego klubu Rotary Cup”

5.2 Rotary Cup jest imprezą otwartą dla wszystkich członków Rotary z Dystryktu 2231 oraz klubów zagranicznych wraz z rodzinami lub osobami towarzyszącymi.

5.3 Każdy klub biorący udział w Rotary Cup powinien posiadać własny proporczyk klubowy w celu wymiany z innymi klubami - konkurentami.

5.4 Pożądane jest, aby reprezentanci biorących udział w uroczystym otwarciu Rotary Cup i na imprezach sportowych nosili taki sam strój (przynajmniej koszulkę) z barwami swojego klubu.

5.5 Warunkiem uczestnictwa w wydarzeniu sportowym jest wyrażenie zgody na utrwalanie wizerunku przez organizatora wydarzenia dla celów dokumentacji imprezy lub dla celów promocyjnych. Organizator oraz podmioty współpracujące z organizatorem w ramach realizacji imprezy, w szczególności sponsorzy i partnerzy mogą korzystać z takiego nagrania lub fotografii lub jego fragmentu, w tym przedstawiającego wizerunek Uczestnika lub innej osoby przebywającej na terenie imprezy, bez ograniczeń czasowych i terytorialnych, bez konieczności zapłaty wynagrodzenia za korzystanie z wizerunku, na wszelkich polach eksploatacji, w tym na polach eksploatacji określonych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w szczególności poprzez jego utrwalanie, zwielokrotnianie, obrót oraz rozpowszechnianie.

5.6 W dyscyplinach zespołowych mogą brać udział osoby spoza klubu Rotary, pod warunkiem, że przynajmniej jeden członek zespołu jest Rotarianinem.

5.7 Organizatorzy nie biorą odpowiedzialności za stan zdrowia zawodników. Zawodnicy startują w zawodach na własną odpowiedzialność, mając na uwadze ryzyko i niebezpieczeństwo związane z charakterem poszczególnych dyscyplin oraz swój stan zdrowia pozwalający na start w niniejszych zawodach.

5.8 Uczestnik sam decyduje o tym, czy jego stan zdrowia, kondycja lub inne uwarunkowania umożliwiają mu udział w wydarzeniu lub jego części.

5.9 Każdy uczestnik Rotary Cup oświadczy w formularzu zgłoszeniowym, że jego stan zdrowia pozwala na wzięcie udziału w aktywnościach sportowych oraz że uczestnik startuje w nich dobrowolnie i na własną odpowiedzialność.

5.10 Organizator zaleca wykupienie indywidualnego ubezpieczenie NNW.

6.1 Rejestracja drużyn i zawodników odbywa się przez wypełnienie elektronicznego formularza znajdującego się na stronie internetowej recpi.org/rotaryCUP i uiszczenie opłaty startowej.

6.2 Po opłaceniu uczestnictwa administrator systemu sprawdza rejestrację uczestnika i potwierdza ją przesyłając informację drogą e-mail.

6.3 W ramach opłaty startowej istnieje możliwość zapisania się na więcej niż jedną dyscyplinę sportową. Zapisy online zamykane są najpóźniej na 3 dni przed rozpoczęciem Rotary Cup.

6.4 Osoby nie biorące bezpośrednio udziału w zmaganiach sportowych mogą skorzystać z programu wycieczek fakultatywnych po okolicach sąsiadujących z ośrodkiem sportowym.

7.1 Każdy uczestnik, biorący udział w Rotary Cup otrzyma medal pamiątkowy.

7.2 Zawodnicy drużyn które zajęły miejsca I-III w poszczególnych konkurencjach otrzymają medale odpowiadające ich wynikom, drużyny które zajęły dalsze miejsca otrzymają dyplomy pamiątkowe.

7.3 Nagroda główna, czyli przechodni puchar Gubernatora Dystryktu 2231 Rotary Cup zostanie wręczona najlepszemu klubowi, który zdobędzie największą liczbę punktów, łącznie w klasyfikacji indywidualnej i drużynowej, zgodnie z systemem punktacji opisanym z Załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu.

Zwycięski klub jest organizatorem następnej edycji Rotary Cup.

8.1 Każdy uczestnik biorący udział w zmaganiach sportowych Rotary Cup ponosi koszt opłaty startowej.

8.2 Opłatę startową należy uiścić w trakcie rejestracji internetowej.

8.3 Informacja na temat wysokości opłaty startowej i konta bankowego umieszczane będą zarówno na stronie internetowej recpi.org/rotaryCUP jak i w załączniku nr 2 do niniejszego Regulaminu (par 7 pkt 2).

8.4 W przypadku rezygnacji opłata startowa nie podlega zwrotowi.

9.1 Dane osobowe uczestników będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

9.2 Przetwarzanie danych obejmuje również publikację: imienia, nazwiska i nazwy klubu na w zakładce WYNIKI na stronie Internetowej Dystryktu.

9.3 Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych zawarte są w Załączniku numer 1 do niniejszego Regulaminu.

10.1 Organizator zastrzega sobie prawo do aktualizacji lub zmiany poszczególnych postanowień niniejszego Regulaminu. Informacje o zmianie Regulaminu będą umieszczone na stronie recpi.org/rotaryCUP